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Zur Verstärkung unseres Teams im CAA Office in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/f/d), der als erster Ansprechpartner für das Münchener Büro fungiert, exzellenten Kundenservice bietet und als Teil des Facility-Teams den Empfang betreut sowie das Büro organisiert.
Job Description
Deine Aufgaben bei uns:
- Du bist das Aushängeschild der Firma und in dieser Rolle empfängst und begrüßt Besucher und sorgst für einen professionellen und freundlichen Umgang mit ihnen
- Du bist der Erstkontakt für die anderen internationalen CAA-Büros (z. B. zu laufenden Aufgaben, Geschenkeinkäufen, Kurieranfragen) und unterstützt diese bei der Umsetzung ihrer Anfragen
- Du kümmerst dich um Bestellungen von z.B. Büromaterialien, Getränken, und anderer notwendiger Ressourcen
- Du stellst sicher, dass alle Besprechungsräume jederzeit vorzeigbar sind und nimmst Buchungen für Besprechungsräume und Konferenzen für Kollegen und Führungskräfte entgegen
- Du unterstützt den Internationalen Facilities Manager) bei der Planung und Umsetzung von Bürorenovierungen, -modernisierungen und Umzügen in enger Zusammenarbeit mit der lokalen Führung
- Du übernimmst die Rolle des Sicherheitsbeauftragten und leitest die vierteljährlichen ASA-Meetings gemeinsam mit der Sicherheitsbehörde
- Du unterstütz bei der Einhaltung lokaler Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
- Du unterstützt bei der Organisation von Catering und Veranstaltungen im Büro
Was solltest du mitbringen?
- Fundierte Erfahrung im Office-Management sowie die Fähigkeit, bestehende Prozesse strukturiert und effizient zu verfolgen und zu optimieren
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level jeweils C1)
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten
- Eine schnelle Auffassungsgabe, gepaart mit hoher Disziplin und Eigenverantwortung
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde geschäftliche Anforderungen und Aufgaben
- Ein grundlegendes Verständnis der Abläufe in einer Agentur ist von Vorteil
Was bieten wir dir?
- Erfahrungen, von denen Du dein Leben lang profitierst
- Flache Hierarchien und ein sehr gutes Arbeitsklima
- Faire und ansprechende Vergütung
- Vielfältige Benefits wie z.B. das Deutschlandticket
- Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit,
- Fundierte fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten
- Wir leben eine offene Feedback Kultur
Die Tätigkeit des Office-Managers (m/w/d) erfordert tägliche Anwesenheit im Büro zu festgelegten Arbeitszeiten. Home Office ist nicht möglich.